איך בוחרים קופה לעסק?
אם אתם מתלבטים לגבי קופה לעסק, כדאי שתכירו את עולם המונחים סביב הנושא הזה. היכנסו לכתבה וקבלו את כל המידע החשוב לכם
(תוכן מקודם)
יש המון סוגי עסקים אבל דבר אחד משותף לכולם – את ההכנסות יש לנהל באמצעות קופה רושמת. עם זאת לכל עסק פרופיל אחר והם שונים זה מזה בשירות שהם נותנים, בגודלם ובצרכיהם. אם נשווה בין הצרכים של בית קפה למשל, חנות פארם או דוכן באירועים, נבין שלכל אחד מהם יתאים פתרון שונה לחלוטין. לכן כדאי להתאים את הקופה לסוג העסק. איך נדע להתאים קופה מקצועית? איזו קופה כדאי לבחור? על השאלות הללו נשתדל לענות במאמר הזה.
קופה ניידת
קופה ניידת מתאימה בעיקר לעסקי ההסעדה, כגון בתי קפה, פאבים ומסעדות, בהן המלצרים מסתובבים בין הלקוחות וגובים את התשלום. במקרים אלו מאד נוח לעשות שימוש בטאבלט המתאפיין בגודל קטן יחסית, ומאפשר ניידות אף מחוץ לבית העסק עצמו. החסרון המרכזי שלו הוא עלות ההוצאה הראשונית שהיא גבוהה יחסית. כמו כן צריך להקפיד להטעין את המכשיר על בסיס יומי.
קופה נייחת
הקופה המסורתית מתאימה בעיקר לעסקים קמעונאיים הנמצאים במקום פיזי ולא נזקקים לתנועה בתוך העסק עצמו. הקופה כפי שהכרנו אותה עד היום משתכללת ומתפתחת עם הזמן. כיום בעזרת קופה רושמת מקצועית ניהול העסק מתבצע באופן חכם ויעיל. למשל הקופה יכולה לאפשר ניהול מלאי, ניהול עובדים, חיבור לתוכנת הנהלת חשבונות ודוחות חודשיים והיא בעלת מערכת אבטחה מתקדמת. הייתרונות בקופה נייחת הוא יציבות ומהירות עבודה, וכן שימוש כולל של העסק בממשק אחד. החסרון הוא שהמערכת לא מבוססת אינטרנט.
מערכת הניהול של הקופה – ענן או מקומי
כיום ניתן להסתמך על קופה רושמת ממוחשבת מבוססת ענן. ענן הוא כינוי לשרת מרוחק (מחשב), שהקשר איתו נעשה באמצעות רשת האינטרנט. הרישום ושאר הפעולות נעשות על השרת של החברה המספקת את השירות. הייתרון המרכזי של השיטה הזו שאפשר לעבוד איתה מכל מקום המחובר לאינטרנט. בנוסף הגיבויים נעשים לרוב אוטומטית ע"י ספק שירותי הענן ואין צורך לבצע אותם באופן יזום.
החסרונות של שימוש בענן הוא התלות ברשת האינטרנט – אם נותק החיבור או שהוא מקרטע, המערכת מושבתת. עם זאת רוב המערכות מאפשרות גם עבודה במצב אופליין. בעיה נוספת הקשורה בשימוש באינטרנט היא בעיית האבטחה, גם האתרים המאובטחים ביותר לא חסינים לחלוטין בפני פריצה. למען ההשוואה, אחד הייתרונות המרכזיים של קופה מקומית שלא מסתמכת על ענן הוא עניין מהירות השימוש וכן גם היציבות והבטיחות של השימוש במידע.
מה עוד צריך לצד הקופה?
הקופה עצמה אינה מספיקה כדי לנהל את הכספים, לצדה נדרשות עוד כמה תוספות:
מכשיר סליקה/מסופון אשראי בתקן EMV
כיום לצד כל קופה ממוחשבת לעסק יש מכשיר סליקה המתממשק איתה.EMV היא טכנולוגיית תשלום מאובטחת שמטרתה ביצוע עסקאות בצורה חכמה באמצעות כרטיס אשראי בעל שבב אלקטרוני שנקרא ע"י מכשיר הסליקה.
מגירת כסף
על מנת לנהל את הכסף המזומן, הצ'קים והספחים של האשראי נדרשת מגירת כסף. כיום לרוב המגירות חלק פנימי נשלף (החלק עם הכסף) וניתן לאחסנו בכספת. לרוב המגירות יש חיבור למדפסת.
מדפסת קבלות
יש לשים לב לגודל הקבלות הרצויות, רזולוציית הדפסה וסוג התקשורת בה המדפסת עושה שימוש.
מדפסת מדבקות אופציונלית לעסקים הזקוקים להדפסה של תוויות, למשל מוצרים ללא ברקוד או זיהוי ייחודי, מדבקת משלוחים וכדומה.
סורק ברקודים
על מנת לזרז את הרישום של הפריטים הנרכשים, מקובל לעשות שימוש בסורק ברקודים שקורא ורושם את הפריטים.
מה עוד צריך לקחת בחשבון כשרוכשים קופה רושמת לעסק?
כמו בכל שירות או מוצר נרכש אך בעיקר בכאלה הדורשים תפעול יומיומי, תחזוקה ועדכונים. כדאי לשים לב מי החברה ממנה נרכש השירות. אחד הדברים שעשויים להעיד על איכות השירות הוא הוותק בתחום. כדאי גם לבדוק מה הם תנאי שירות הלקוחות והטיפול בתקלות ותמיכה טכנית, בעיקר מבחינת שעות הפעילות.
כמה עולה קופה?
קופה רושמת לעסק עשויה לעלות 5,000 – 15,000 ש"ח בקנייה או 90-400 ש"ח לחודש במסלול ליסינג/השכרה. חשוב לבחון האם המחיר כולל שירות ותחזוקה, עדכונים ושדרוגים.
