איך לארגן ניירת דיגיטלית?
כמה זמן צריך לשמור משכורות?
מקבלים את החשבונות והדוחות למייל? כך תארגנו את הניירת הדיגיטלית

מסכים ומסמכים: איך לארגן ניירת דיגיטלית?

סדר פסח של העידן הדיגיטלי הוא הרבה מעבר לניקוי חמץ, כי אין עדיין קלסר וירטואלי לסידור כל החשבוניות והמסמכים האלקטרוניים הנמצאים על המחשב. אל דאגה, יש שיטות לארגון ניירת מקוונת. המדריך הבסיסי למעבר מחיים בערימות נייר לתיקיות בעננים

תוכן מקודם

מאת: לירון ויגודסקי

ניקוי הבית לקראת הפסח במאה ה-21 רצוי שיכלול חשיבה מחודשת על ערימות הניירת הדיגיטלית שמצטברת לנו בתיבות המייל.

חיים ללא נייר הם מטרה שרבים מאיתנו היו רוצים לעמוד בה, אבל לפני שאתם מעיפים את הכל לפח – כי זה תופס מקום בכוננית, או זורקים הררי PDF לסל המחזור במחשב – כי הם סותמים את הדואר האלקטרוני, כדאי שתקדישו לנושא קצת מחשבה.

בחיפוש פשוט מצאנו שיש אין-ספור פתרונות אפשריים לארגון החיים באופן דיגיטלי, הכל מתחיל ונגמר במה שאתם רוצים להשיג. אז מאיפה מתחילים?

ממאה לאפס

אם אין לכם קצה חוט לאיפה מתחילים, כנראה שזו הפעם הראשונה שלכם ברודיאו ומעולם לא עשיתם צעד בכיוון.

אבל אין סיבה להילחץ, כמו שתגלו בכל ספר עצות לסידור הבית, מספיק לעשות סדר-יסודי-כולל-ניקיון פעם אחת, אחרי זה הכל תלוי בתחזוקה שוטפת. נקודת התחלה טובה היא לרכז את כל הניירת של הבית ולהתחיל למיין.

חשוב לקחת בחשבון שעל פי החוק אנחנו צריכים לשמור הוכחות תשלומים והכנסות 7 שנים, כלומר – תלושי השכר שלכם או אישור תשלום הארנונה מלפני 2010 יכולים לעשות את דרכם למיחזור. אחרי שתקרעו אותם היטב כמובן.

חשבונות מקוונים

מרבית נותני השירות, כמו גם רשויות מקומיות וממשלתיות, מאפשרות לכם לבצע תשלומים קבועים ומזדמנים במערכת דיגיטלית.

בין אם מדובר בחשבון החשמל, האגרה השנתית של החתול או פוליסת ביטוח מקיף לרכב שלכם – 2018 היא השנה שבה אין סיבה שתמשיכו לקבל ניירות תזכורת בדואר.

בעולמות הביטוח ככלל יש התעוררות דיגיטלית – גם את התביעות והמסמכים שלכם תוכלו להגיש ולקבל בצורה מקוונת, ובכך להקטין אף יותר את ערימת הניירת שדיברנו עליה בהתחלה, בה תמצאו את החשבונות שאתם עדיין מקבלים בדואר. הם לא צריכים להיות שם בשנה הבאה.

אחסון ניירת

אחרי שסיימתם להשליך ולמיין את הניירת שנשארה, הגיעה הזמן לארגן אותה לאחסון חכם. חלקו את הניירת לפי תדירות השימוש, וערימות שאפשר להשליך בשנות הכספים הקרובות, אפשר כבר עכשיו לשים לפי שנים במעטפה חומה ולציין עליה את שנת היעד.

אם בניירות שהולכים לאחסון קיימים מסמכים חשובים מאוד, דאגו לצלם אותם ולגבות את העותק הדיגיטלי, ושקלו אפשרות אחסון קופסה עמידה לאש וחדירת מים.

קטלוג דיגיטלי

את כל העניינים המקוונים שלכם אתם יכולים לאחסן בשירות ענן ייעודי. אם תארגנו את כלל החשבונות, מסמכים, קבצים חשובים אחרים וגם תמונות בצורה מסודרת, תמיד תמצאו את מה שאתם מחפשים. כשלב ראשון מומלץ להכין רשימה של כל מה שאתם רוצים להעלות ולגבות בענן, ולמיין לתיקיות לפי קטגוריות ראשיות – הנהלת חשבונות, פרטי, משפחתי וכיוב’ – את הקטגוריות הללו חלקו לקטגוריות משנה, שיקלו על החיפוש בעת הצורך.

אתם יכולים להיעזר בשירות ענן שאתם כבר מחוברים אליו, כמו למשל iCloud או Google Drive, או לבחור באחרים. הכל תלוי בכמות הג׳יגות שיש לכם להעלות והאם וכמה אתם מוכנים לשלם על השירות.

כמעט כל שירות אחסון בענן מציע לכל הפחות 2GB בחינם, אחרים יגדילו את הנפח אם תזמינו חברים שיצטרפו, ואתם יכולים גם להחליט שקטגוריות-על שונות מאוחסנות בשירותים שונים. העלו או ארגנו את התיקיות שיצרתם לשירות הענן בצורה מאורגנת, ודאו שהקבצים שמורים בשם ברור – נניח BTL לביטוח לאומי – וזכרו להגן בסיסמא על קבצים רגישים.


במקרים בהם אתם רוצים לשלוח קובץ בודד או תיקיית קבצים, בחרו באפשרות שיתוף של לינק או הענקת גישה לכתובות מייל מסויימות לקבצים היעודיים, ואל תשכחו להעניק הרשאות לצפיה או עריכה לפי הנמען.

סנכרון

אחרי שבחרתם שירות אחסון או כמה, ודאו שתיקיות שעליהן אתם עובדים ביום יום או מעדכנים אותן בגיבויים חשובים, יסונכרנו אוטומטית. אם ביצעתם מהפכה-אדירה והעליתם את כל מה ששמרתם באחסון מקומי לענן, בדקו אפשרות לנתק את הסנכרון לתיקיות שאין לכם בהן צורך יום יומי, כך שהן ישארו בשרת ולא במחשב או בטאבלט.

אם אתם חוששים לשכוח את הסיסמאות או רוצים להתגונן מפני אפשרות של פריצה לחשבונות המשתמש השונים שלכם, חפשו אחר מנהל סיסמאות שמתאים לכם, LastPass או one password יכולים לעשות את העבודה.

תזכורות

אם אינכם משתמשים בהוראת קבע או בחיוב קבוע דרך כרטיס האשראי, שימו לכם תזכורות ביומן בנוגע למועדי התשלומים, אם מדובר באירוע חוזר אתם יכולים להגדיר אותו כך מלכתחילה. את החשבוניות שתקבלו במייל או שניתנות להורדה מהאתר, זכרו לשמור בעותק גם בענן.

הוסיפו ליומן גם תזכורות על מועדים למחיקת תיקיות דיגיטליות או השלכת ניירות פיזיים שפג תוקפם, ותראו שבשנה הבאה הסדר הדיגיטלי יקח לכם אולי חמש דקות של עבודה.

קראו עוד כתבות מעניינות בפואנטה:
הרפורמה בביטוחי הנסיעות: כמה משלמים ומה מקבלים?
טיפים לטיסות זולות: כך תשלמו פחות על טיסות, ולא רק באמצעות לואו קוסט
פרשת הביטוח הסיעודי הקבוצתי: זה הפתרון שנמצא מעל גיל 55

תגובות: 0
נגישות