כמה זמן צריך לשמור ניירת כמו תלושי שכר או תשלומים?
אנחנו מוצפים בחשבוניות ובדוחות – החל מפוליסות ביטוח, דרך תלושי שכר ועד חשבונות. אז כמה זמן צריך לשמור ניירת ואיך לאחסן אותה?
על השאלה כמה זמן צריך לשמור ניירת יש כמה תשובות – וזה תלוי כמובן גם איזו ניירת. ראשית, יש ניירת פיזית ויש ניירת דיגיטלית. ושנית, ניירת כוללת הרבה סוגים של מסמכים – החל מתלושי שכר, דרך חוזים עם חברת אינטרנט ועד תשלומי ארנונה.
לפני שנרד לפרטים נזכיר כי חיים ללא נייר הם מטרה שרבים מאיתנו היו רוצים לעמוד בה, אבל כיום עדיין חלק גדול מהמסמכים מגיעים אלינו בצורה פיזית. ההמלצה הראשונה היא להעביר כמה שיותר מאלה לפורמט דיגיטלי – כי כך הם תופסים פחות מקום וגם מזהמים פחות את הסביבה. מה שחשוב זה לא לשכוח לעקוב אחרי התשלומים והדוחות כשהם מגיעים במייל, וכמובן – לתייק אותם בתיקיות המתאימות כדי שתמצאו אותם כאשר יהיה צורך.
כמה זמן צריך לשמור ניירת?
אז כמה זמן צריך לשמור ניירת? כאמור, זה תלוי איזו. יש לנו המון סוגי ניירת – ולא את כולם צריך לשמור הרבה זמן. הנה כמה דוגמאות לניירת:
- תלוש שכר
- פוליסות ביטוח
- דוח שנתי מחברת הביטוח
- חוזים: משכנתא, חברות תקשורת, הלוואות
- חשבונות שוטפים: ארנונה, חשמל מים
- תעודותת אחריות
כדאי לזכור כי כיום אפשר לשחזר חשבונות ומסמכים דרך אתרי החברות – כמו אתרים של חברות ביטוח למשל. אבל – וזה אבל חשוב, אל תסמכו על זה שבעוד שלוש שנים תוכלו לשלוף את חשבון הסלולר שלכם מאתר כזה או אחר. המידע הזה לא יישמר לנצח באתרים של אותן חברות – ולכן כדאי שתשלפו משם את המסמכים שאתם צריכים ותשמרו אותם אצלכם במחשב, במיוחד אם אתם עצמאים שצריכים להגיש דוחות למס הכנסה.
למה בכלל לשמור ניירת?
אם אתם אוהבים סדר בעיניים ו/או אם נגמר לכם מקום האחסון במחשב, ומתחשק לכם לזרוק את כל הניירת לפח הווירטואלי או האמיתי, קחו נשימה. יש כמה סיבות לשמור ניירת:
- כדי להגיש לרשות המסים במקרה שאתם נדרשים להגיש הצהרת הון (רלבנטי בעיקר לעצמאים)
- כדי לעקוב אחר התשלומים שלכם
- כדי לבדוק אם יש התאמה בין החוזה שחתמתם עליו לבין מה שאתם מקבלים (למשל מול חברות התקשורת)
- כדי לבדוק מה מגיע לכם במקרה שאתם צריכים לממש את ההסכם (למשל תביעה מול חברת ביטוח)
- כדי לממש אחריות (במידה שמדובר בתעודות אחריות)
אוהבים עדכוני טכנולוגיה? לחצו להצטרפות לקבוצת הפייסבוק שלנו >>
מה הדרך הטובה לאחסון ניירת?
כאמור, ההמלצה היא לעבור לכמה שיותר ניירת דיגיטלית – אבל חשוב מאוד להמשיך ולעקוב אחריה גם אז. כדאי לדעת שיש מקומות עבודה שמאפשרים קבלת תלוש שכר דיגיטלי, וזה נוח מאוד. אגב, המעסיק מחויב לשמור את תלוש השכר הדיגיטלי לפחות 7 שנים.
בכל מקרה, אם אתם מקבלים את החשבונות ואת החשבוניות שלכם במייל – חשוב שתפתחו תיקיות מסמכים במחשב ותשמרו את המסמכים בצורה מסודרת, לפי נושא, לפי שנים ולפי חודשים.
לאחר מכן חשוב שתגבו אותם – קראו את כל המידע על גיבוי מידע בכתבה על שירותי אחסון כמו גוגל דרייב ואחרים. מאוד מומלץ לגבות גם באופן פיזי על כונן גיבוי חיצוני.
את כל העניינים המקוונים שלכם אתם יכולים לאחסן בשירות ענן ייעודי. אם תארגנו את כלל החשבונות, מסמכים, קבצים חשובים אחרים וגם תמונות בצורה מסודרת, תמיד תמצאו את מה שאתם מחפשים. כשלב ראשון מומלץ להכין רשימה של כל מה שאתם רוצים להעלות ולגבות בענן, ולמיין לתיקיות לפי קטגוריות ראשיות – הנהלת חשבונות, פרטי, משפחתי וכיוב' – את הקטגוריות הללו חלקו לקטגוריות משנה, שיקלו על החיפוש בעת הצורך.
סנכרון
אחרי שבחרתם שירות אחסון או כמה, ודאו שתיקיות שאתם שומרים בהן קבצים בתדירות גבוהה יסונכרנו אוטומטית. אם ביצעתם מהפכה והעליתם את כל מה ששמרתם באחסון מקומי לענן, בדקו אפשרות לנתק את הסנכרון לתיקיות שאין לכם בהן צורך יום יומי, כך שהן יישארו בשרת ולא במחשב או בטאבלט.
אם אתם חוששים לשכוח את הסיסמאות או רוצים להתגונן מפני אפשרות של פריצה לחשבונות המשתמש השונים שלכם, חפשו אחר מנהל סיסמאות שמתאים לכם, LastPass או one password יכולים לעשות את העבודה.
אחסון ניירת פיזית
אחרי שסיימתם להשליך ולמיין את הניירת שנשארה, הגיע הזמן לארגן אותה לאחסון חכם. חלקו את הניירת לפי תדירות השימוש, וערימות שאפשר להשליך בשנות הכספים הקרובות, אפשר כבר עכשיו לשים לפי שנים במעטפה חומה ולציין עליה את שנת היעד.
אם בניירות שהולכים לאחסון קיימים מסמכים חשובים מאוד, דאגו לצלם אותם ולגבות את העותק הדיגיטלי, ושקלו אפשרות אחסון קופסה עמידה לאש וחדירת מים.
חשוב לזכור – אל תזרקו את המסמכים הללו שאתם בוחרים לזרוק לפח – לפני שהשמדתם את הפרטים המזהים שלכם. עדיף לגרוס אותם, ואם אינכם יכולים – קרעו היטב את כל הפרטים המזהים.
תזכורות
אם אינכם משתמשים בהוראת קבע או בחיוב קבוע דרך כרטיס האשראי, שימו לכם תזכורות ביומן בנוגע למועדי התשלומים, אם מדובר באירוע חוזר אתם יכולים להגדיר אותו כך מלכתחילה. את החשבוניות שתקבלו במייל או שניתנות להורדה מהאתר, זכרו לשמור בעותק גם בענן.
הוסיפו ליומן גם תזכורות על מועדים למחיקת תיקיות דיגיטליות או השלכת ניירות פיזיים שפג תוקפם, ותראו שבשנה הבאה הסדר הדיגיטלי יקח לכם אולי חמש דקות של עבודה.
אז כמה זמן צריך לשמור ניירת? תלוי
בנודע לתלושי שכר, יש חשיבות לשמירת התלושים למקרה שיהיו לכם חילוקי דעות עם המעסיק בשלב כלשהו וכדי לוודא שכל ההפרשות מהשכר הופרשו לאורך התקופה. בסיומה של כל שנה אתם אמורים לקבל טופס 106 שמסכם את כל מה שהמעסיק שילם והפריש עבורכם לאורך השנה, ואותם מומלץ לשמור לתמיד. את תלושי השכר עצמם – אם טופסי ה-106 מדויקים – אין צורך לשמור יותר משנתיים, אבל המחמירים מדברים על 7 שנים.
חשוב לזכור שטופס 106 מהווה הוכחת תשלום לביטוח לאומי ולדיווח למס הכנסה. הוא גם חיוני לבקשה להחזרי מס, שניתן להגיש רק 7 שנים רטרו-אקטיבית. שימוש נוסף שלו הוא לצורך הוכחת הפרשות למכשירים פנסיוניים.לבעלי פנסיה תקציבית – עד להתחלת הקצבה. לכן, כדאי שתשמרו אותם 7 שנים.
אבל מה לגבי שאר המסמכים?
דוחות מחברות הביטוח (ביטוח חיים, ביטוח אבדן כושר עבודה, בריאות, סיעוד, שיניים) – יש לשמור כל עוד הפוליסה תקפה.
תעודות אחריות יש לשמור רק עוד סוף תקופת האחריות, כמובן.
חוזים מול חברות תקשורת – חשוב מאוד לשמור לכל אורך תקופת ההתקשורת וגם כשנה אחר כך – למקרה שיהיה לכם ויכוח מול החברה לגבי חיובים או ציוד.
עמותת פעמונים פרסמה רשימה ארוכה ומפורטת שתסייע לכם להבין כמה זמן לשמור ניירת מסוגים שונים – שווה לבדוק שם בהתאם לניירת שאתם מתלבטים לגביה.
היה לכם מעניין? לחצו כאן ופרגנו לנו בלייק. זה קל…
